Aspecte juridice & confidențialitate

Ultima actualizare: 2 septembrie 2026

VoxByt este o aplicație de rapoarte vocale pentru echipe: angajații dictează rapoarte scurte de lucru, iar conducerea le citește grupate pe proiecte. Această pagină explică ce date sunt prelucrate în acest proces.

1. Politica de confidențialitate

1.1 Operatorul de date

Mayn GmbH
[Strada și numărul]
[Cod poștal și localitate], Germania
E-mail: kontakt@voxbyt.de

1.2 Două roluri – cine răspunde pentru ce?

Companiile folosesc VoxByt pentru proprii angajați, ceea ce creează două roluri distincte:

Pentru datele angajaților (nume, rapoarte, timp de lucru, alocarea pe proiecte), compania client este operatorul. Mayn GmbH prelucrează aceste date conform instrucțiunilor sale, în calitate de persoană împuternicită conform art. 28 GDPR. Dacă sunteți angajat și doriți acces sau ștergere, adresați-vă mai întâi angajatorului dumneavoastră.
Pentru conturile conducerii (e-mail, profilul firmei, facturare) și pentru funcționarea site-ului, Mayn GmbH este operatorul.

1.3 Ce date sunt prelucrate?

Categorie	Concret	De ce
Contul conducerii	Adresa de e-mail, parola (stocată doar ca hash), data înregistrării, codul de inițializare	Autentificare, asocierea cu firma, prevenirea abuzurilor
Profilul firmei	Denumire, domeniu de activitate, descriere, instrucțiuni pentru IA, limba țintă, șablonul de tipărire inclusiv antetul încărcat	Afișarea și prelucrarea rapoartelor
Angajați	Nume, cod de angajat, alocarea pe proiecte, stare (activ/dezactivat)	Autentificare fără parolă proprie, alocarea pe proiecte
Rapoarte	Textul dictat sau scris, timpul de lucru în minute, proiectul, marcaje de timp, starea de citire	Funcția principală a aplicației
Date tehnice	Adresa IP, momentul accesării, adresa solicitată, identificatorul browserului/dispozitivului – în jurnalele furnizorilor noștri	Funcționare, securitate, depanare

Nu stocăm înregistrări audio. Conversia vocii în text este realizată de recunoașterea vocală a dispozitivului sau browserului dumneavoastră (vezi 1.6); la noi ajunge exclusiv textul final.

1.4 Scopuri și temeiuri juridice

Furnizarea aplicației – art. 6 alin. (1) lit. b GDPR (contract) și lit. f (interesul legitim al angajatorului de a documenta munca prestată).
Securitate (blocare după cinci încercări eșuate, jurnale) – art. 6 alin. (1) lit. f GDPR.
Prelucrarea și traducerea rapoartelor cu IA – art. 6 alin. (1) lit. b GDPR, aceasta fiind funcția principală convenită.

1.5 Furnizori și destinatari

Folosim următoarele persoane împuternicite:

Serviciu	Scop	Date transferate
Vercel Inc. (SUA)	Găzduirea site-ului și a interfețelor	Toate datele cererilor, jurnalele serverului
Supabase Inc. (SUA)	Bază de date, autentificare, stocare fișiere	Toate datele de conținut menționate mai sus
Anthropic PBC (SUA)	Corectarea și traducerea textului rapoartelor („Claude")	Textul raportului plus denumirea firmei, domeniul, descrierea și instrucțiunile pentru IA, ca context
Google Ireland/LLC	Recunoaștere vocală pe dispozitive Android și în Chrome	Înregistrarea audio din timpul dictării (vezi 1.6)

Transferurile către SUA se întemeiază pe clauzele contractuale standard ale UE sau – acolo unde furnizorul este certificat – pe EU-US Data Privacy Framework.

Potrivit furnizorului, textele transmise către Anthropic nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor de IA.

1.6 Recunoașterea vocală – de reținut

Dictarea folosește recunoașterea vocală a dispozitivului: serviciul Google de recunoaștere vocală în aplicația Android și interfața Web Speech în browser (în Google Chrome, datele audio sunt transmise către Google în acest scop). Această prelucrare se află în afara controlului nostru și este guvernată de politica de confidențialitate a furnizorului respectiv. Dacă doriți să o evitați, puteți scrie raportul de la tastatură – aplicația funcționează complet și fără microfon.

1.7 Permisiunile aplicației

Microfon – doar în timpul unei înregistrări active, pentru dictare.
Fotografii/media – doar când conducerea încarcă un antet ca șablon de tipărire.

Ambele permisiuni sunt opționale și pot fi revocate oricând din setările sistemului de operare.

1.8 Șabloane de tipărire încărcate

Imaginile șabloanelor de tipărire (antetul) se află într-o zonă de stocare accesibilă public. Oricine cunoaște adresa generată aleatoriu, imposibil de ghicit, a unui fișier îl poate accesa fără autentificare. Vă rugăm să nu încărcați acolo materiale confidențiale.

1.9 Cookie-uri și stocare locală

VoxByt nu folosește niciun cookie de publicitate sau analiză și nu integrează servicii de urmărire. Sunt stocate exclusiv date strict necesare:

un cookie de sesiune semnat, pentru autentificarea angajaților,
datele de autentificare ale conducerii în stocarea locală a browserului sau dispozitivului,
o durată de valabilitate de maximum 9 ore, după care deconectarea este automată.

Prin urmare, nu este necesar un banner pentru cookie-uri.

1.10 Durata de stocare

Rapoarte, proiecte și date ale angajaților: atât timp cât compania client le păstrează – ștergerea are loc la instrucțiunea acesteia.
Conturile conducerii: până la ștergerea contului.
Jurnalele furnizorilor: conform termenelor proprii ale acestora, de regulă câteva săptămâni.
Obligațiile legale de păstrare (de ex. în dreptul comercial și fiscal) rămân neafectate.

1.11 Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces (art. 15), la rectificare (art. 16), la ștergere (art. 17), la restricționarea prelucrării (art. 18), la portabilitatea datelor (art. 20) și de opoziție (art. 21 GDPR).

Scrieți la kontakt@voxbyt.de – dacă sunteți angajat, adresați-vă mai întâi angajatorului, întrucât acesta este operatorul datelor dumneavoastră.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor, de exemplu cea competentă pentru sediul nostru: [completați autoritatea competentă]. În România, autoritatea competentă este ANSPDCP.

2. Termeni de utilizare

2.1 Domeniu de aplicare

Acești termeni reglementează utilizarea site-ului și a aplicațiilor VoxByt, operate de Mayn GmbH.

2.2 Acces

Înregistrarea conducerii necesită un cod de inițializare emis de noi.
Angajații se autentifică cu un cod primit de la angajator și cu numele lor. Codurile sunt personale și nu se transmit altor persoane.
După cinci încercări eșuate de autentificare, accesul este blocat timp de zece minute.

2.3 Obligațiile utilizatorilor

Nu dictați și nu încărcați conținut ilegal, ofensator sau care încalcă drepturile terților.
Nu includeți în rapoarte categorii speciale de date cu caracter personal (de ex. date privind sănătatea).
Angajatorul se asigură că utilizarea este permisă din perspectiva dreptului muncii și că, acolo unde este necesar, reprezentanții salariaților au fost consultați.

2.4 Disponibilitate

Ne străduim să asigurăm o funcționare fiabilă, dar nu garantăm un anumit nivel de disponibilitate. Lucrările de întreținere și defecțiunile furnizorilor pot cauza întreruperi.

2.5 Conținut generat de IA

Rapoartele dictate sunt corectate și traduse automat. În ciuda unei implementări atente, sunt posibile erori de recunoaștere și de traducere. Verificați textul înainte de trimitere – responsabilitatea pentru corectitudinea conținutului revine autorului.

2.6 Răspundere

Răspundem nelimitat în caz de intenție și neglijență gravă, precum și pentru vătămarea vieții, integrității corporale sau sănătății. În caz de neglijență ușoară răspundem doar pentru încălcarea obligațiilor contractuale esențiale, limitat la prejudiciul previzibil, tipic pentru acest tip de contract. Răspunderea conform legii germane privind răspunderea pentru produse rămâne neafectată.

2.7 Legea aplicabilă

Se aplică legea germană, cu excluderea Convenției ONU privind contractele de vânzare internațională de mărfuri. Dispozițiile imperative de protecție a consumatorilor rămân neafectate.

3. Ștergerea datelor

Puteți solicita oricând ștergerea contului și a datelor asociate.

Cum solicitați

Trimiteți un e-mail la kontakt@voxbyt.de cu subiectul Stergere.
Indicați adresa de e-mail a contului sau – ca angajat – numele și firma dumneavoastră.
Confirmăm primirea și ștergem în termen de 30 de zile.

Ce se șterge

Contul conducerii: datele de autentificare, profilul firmei, șabloanele de tipărire, proiectele, codurile de angajat și toate rapoartele firmei.
Angajați: numele, codul și alocările pe proiecte. Rapoartele deja trimise fac parte din documentația angajatorului; acesta decide dacă le șterge.

Sunt exceptate datele pe care trebuie să le păstrăm în temeiul obligațiilor legale; acestea sunt blocate în loc să fie șterse.

4. Asistență

Întrebări, erori sau sugestii? Scrieți la kontakt@voxbyt.de. De regulă răspundem în două zile lucrătoare.

Întrebări frecvente

Nu am un cod de acces. Codurile de angajat sunt emise exclusiv de conducerea firmei dumneavoastră, din panoul acesteia.

Microfonul nu funcționează. Verificați permisiunea pentru microfon în setările sistemului. Puteți oricând să scrieți raportul de la tastatură.

Raportul meu este în limba greșită. Limba țintă este stabilită de conducere la „Administrare firmă". Limba în care vorbiți o alegeți dumneavoastră înainte de înregistrare.

Am fost deconectat. Din motive de securitate, sesiunile expiră după cel mult nouă ore.

5. Date de identificare

Informații conform § 5 DDG (fostul § 5 TMG):

Mayn GmbH
[Strada și numărul]
[Cod poștal și localitate], Germania

Reprezentată de: [Administrator]
Instanța de înregistrare: [Judecătoria], Registrul comerțului: [Număr HRB]
Cod de identificare în scopuri de TVA conform § 27a UStG: [Cod TVA]

E-mail: kontakt@voxbyt.de
Responsabil pentru conținut conform § 18 alin. (2) MStV: [Nume, adresă]

Soluționarea litigiilor în UE: Comisia Europeană pune la dispoziție o platformă pentru soluționarea online a litigiilor: ec.europa.eu/consumers/odr. Nu suntem obligați și nici dispuși să participăm la proceduri de soluționare a litigiilor în fața unui organism de mediere pentru consumatori.

Notă pentru operator: Câmpurile evidențiate cu galben trebuie completate. În Germania, datele de identificare incomplete pot atrage sancțiuni. Pentru o GmbH sunt obligatorii adresa, administratorul, instanța de înregistrare și numărul HRB. Aceste texte sunt un model întocmit cu grijă, dar nu înlocuiesc verificarea de către un avocat.