Rechtliches & Datenschutz
Stand: 2. September 2026
VoxByt ist eine App für Sprachberichte im Team: Mitarbeiter diktieren kurze Arbeitsberichte, die Geschäftsführung liest sie gebündelt pro Projekt. Auf dieser Seite steht, welche Daten dabei verarbeitet werden.
1. Datenschutzerklärung
1.1 Verantwortlicher
Mayn GmbH
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort], Deutschland
E-Mail: kontakt@voxbyt.de
1.2 Zwei Rollen – wer ist wofür verantwortlich?
VoxByt wird von Unternehmen für ihre eigenen Mitarbeiter eingesetzt. Daraus ergeben sich zwei Rollen:
- Für Daten der Mitarbeiter (Name, Berichte, Arbeitszeiten, Projektzuordnung) ist das jeweilige Kundenunternehmen der Verantwortliche. Die Mayn GmbH verarbeitet diese Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wenn Sie Mitarbeiter sind und Auskunft oder Löschung wünschen, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber.
- Für die Konten der Geschäftsführung (E-Mail, Firmenprofil, Abrechnung) sowie für den Betrieb der Website ist die Mayn GmbH selbst verantwortlich.
1.3 Welche Daten werden verarbeitet?
| Kategorie | Konkret | Warum |
|---|---|---|
| Konto Geschäftsführung | E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkt der Registrierung, Initialisierungscode | Login, Zuordnung zur Firma, Missbrauchsschutz |
| Firmenprofil | Firmenname, Branche, Beschreibung, Hinweise an die KI, Zielsprache, Druckvorlage inkl. hochgeladenem Briefpapier | Darstellung und Aufbereitung der Berichte |
| Mitarbeiter | Name, Mitarbeitercode, Projektzuweisungen, Status (aktiv/deaktiviert) | Anmeldung ohne eigenes Passwort, Zuordnung zu Projekten |
| Berichte | Diktierter bzw. eingegebener Berichtstext, Arbeitszeit in Minuten, Projekt, Zeitstempel, Gelesen-Status | Kernfunktion der App |
| Technische Daten | IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browser-/Gerätekennung – in den Server-Protokollen unserer Dienstleister | Betrieb, Sicherheit, Fehlersuche |
Sprachaufnahmen werden von uns nicht gespeichert. Die Umwandlung von Sprache in Text erfolgt durch die Spracherkennung Ihres Geräts bzw. Browsers (siehe 1.6); bei uns kommt ausschließlich der fertige Text an.
1.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung der App – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Dokumentation von Arbeitsleistungen).
- Sicherheit (Login-Sperre nach fünf Fehlversuchen, Protokolle) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- KI-Aufbereitung und Übersetzung der Berichte – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da dies die vereinbarte Kernfunktion ist.
1.5 Dienstleister und Empfänger
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:
| Dienst | Zweck | Übermittelte Daten |
|---|---|---|
| Vercel Inc. (USA) | Hosting von Website und Schnittstellen | Alle Anfragedaten, Server-Protokolle |
| Supabase Inc. (USA) | Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher | Sämtliche oben genannten Inhaltsdaten |
| Anthropic PBC (USA) | Aufbereitung und Übersetzung der Berichtstexte („Claude") | Berichtstext sowie Firmenname, Branche, Beschreibung und KI-Hinweise als Kontext |
| Google Ireland/LLC | Spracherkennung auf Android-Geräten und in Chrome | Sprachaufnahme während des Diktats (siehe 1.6) |
Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. – soweit die Anbieter zertifiziert sind – auf das EU-US Data Privacy Framework.
Die an Anthropic übermittelten Texte werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
1.6 Spracherkennung – bitte beachten
1.7 Berechtigungen der App
- Mikrofon – nur während einer aktiven Aufnahme, für das Diktat.
- Fotos/Medien – nur wenn die Geschäftsführung ein Briefpapier als Druckvorlage hochlädt.
Beide Berechtigungen sind freiwillig und können im Betriebssystem jederzeit widerrufen werden.
1.8 Hochgeladene Druckvorlagen
1.9 Cookies und lokale Speicherung
VoxByt verwendet keine Werbe- oder Analyse-Cookies und bindet keine Tracking-Dienste ein. Gesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Daten:
- ein signiertes Sitzungs-Cookie für die Mitarbeiter-Anmeldung,
- Anmeldedaten der Geschäftsführung im lokalen Speicher des Browsers bzw. Geräts,
- ein Ablaufzeitpunkt von maximal 9 Stunden; danach wird automatisch abgemeldet.
Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.
1.10 Speicherdauer
- Berichte, Projekte und Mitarbeiterdaten: solange das Kundenunternehmen sie vorhält – Löschung erfolgt auf dessen Weisung.
- Konten der Geschäftsführung: bis zur Löschung des Kontos.
- Server-Protokolle der Dienstleister: nach deren jeweiligen Fristen, üblicherweise wenige Wochen.
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Handels- und Steuerrecht) bleiben unberührt.
1.11 Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dafür an kontakt@voxbyt.de – als Mitarbeiter bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber, da dieser für Ihre Daten verantwortlich ist.
Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, etwa der für unseren Sitz zuständigen Behörde: [zuständige Aufsichtsbehörde eintragen].
2. Nutzungsbedingungen
2.1 Geltungsbereich
Diese Bedingungen regeln die Nutzung der VoxByt-Website und -Apps, betrieben von der Mayn GmbH.
2.2 Zugang
- Die Registrierung der Geschäftsführung setzt einen von uns vergebenen Initialisierungscode voraus.
- Mitarbeiter melden sich mit einem Code ihres Arbeitgebers und ihrem Namen an. Codes sind persönlich und nicht weiterzugeben.
- Nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Zugang für zehn Minuten gesperrt.
2.3 Pflichten der Nutzer
- Keine rechtswidrigen, beleidigenden oder fremde Rechte verletzenden Inhalte diktieren oder hochladen.
- Keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) in Berichte aufnehmen.
- Der Arbeitgeber stellt sicher, dass der Einsatz arbeitsrechtlich zulässig ist und – wo erforderlich – der Betriebsrat beteiligt wurde.
2.4 Verfügbarkeit
Wir bemühen uns um einen zuverlässigen Betrieb, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungsarbeiten und Störungen bei Vorleistern können zu Unterbrechungen führen.
2.5 KI-erzeugte Inhalte
Diktierte Berichte werden automatisch bereinigt und übersetzt. Trotz sorgfältiger Umsetzung sind Fehler in Erkennung und Übersetzung möglich. Prüfen Sie den Text vor dem Absenden – die inhaltliche Richtigkeit verantwortet die verfassende Person.
2.6 Haftung
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
2.7 Anwendbares Recht
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften bleiben unberührt.
3. Daten löschen
Sie können die Löschung Ihres Kontos und der zugehörigen Daten jederzeit verlangen.
So geht es
- Senden Sie eine E-Mail an kontakt@voxbyt.de mit dem Betreff
Löschung. - Nennen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos bzw. – als Mitarbeiter – Ihren Namen und Ihre Firma.
- Wir bestätigen den Eingang und löschen innerhalb von 30 Tagen.
Was gelöscht wird
- Konto der Geschäftsführung: Zugangsdaten, Firmenprofil, Druckvorlagen, Projekte, Mitarbeitercodes und sämtliche Berichte der Firma.
- Mitarbeiter: Name, Code und Projektzuweisungen. Bereits gesendete Berichte gehören zur Dokumentation des Arbeitgebers – über deren Löschung entscheidet dieser.
Ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter vorhalten müssen; diese werden gesperrt statt gelöscht.
4. Support
Fragen, Fehler oder Wünsche? Schreiben Sie an kontakt@voxbyt.de. Wir antworten in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Häufige Fragen
Ich habe keinen Zugangscode. Mitarbeitercodes vergibt ausschließlich die Geschäftsführung Ihrer Firma in deren Dashboard.
Das Mikrofon funktioniert nicht. Prüfen Sie die Mikrofon-Berechtigung in den Systemeinstellungen. Sie können den Bericht jederzeit auch eintippen.
Mein Bericht ist in der falschen Sprache. Die Zielsprache legt die Geschäftsführung unter „Firma verwalten" fest. Ihre eigene Sprechsprache wählen Sie vor der Aufnahme selbst.
Ich wurde abgemeldet. Sitzungen laufen aus Sicherheitsgründen nach spätestens neun Stunden ab.
5. Impressum
Angaben gemäß § 5 DDG (vormals § 5 TMG):
Mayn GmbH
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort], Deutschland
Vertreten durch: [Geschäftsführer/in]
Registergericht: [Amtsgericht], Handelsregister: [HRB-Nummer]
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: [USt-IdNr.]
E-Mail: kontakt@voxbyt.de
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV: [Name, Anschrift]
EU-Streitschlichtung: Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit: ec.europa.eu/consumers/odr. Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.